Perusahaan menganggap Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai salah satu pilar penting dalam pencapaian visi, misi, dan tujuan perusahaan. Sistem dan pengelolaan SDM terus menerus mengalami perkembangan. Perusahaan senantiasa mendukung upaya-upaya untuk mengembangkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap sehingga karyawan dapat mengoptimalkan kompetensi yang dimilikinya.
Dalam mengelola karyawan, perusahaaan mulai beranjak dari Human Resource Management menuju pendekatan Human Capital Management. Perusahaan menjadikan karyawannya sebagai modal insani (human capital), sehingga dikondisikan bahwa karyawan merupakan asset perusahaan yang dituntut mampu menciptakan nilai (create value) tidak sekedar menghasilkan nilai tambah (added value).
Oleh karena itu, pengembangan potensi karyawan selalu diutamakan untuk membentuk highly motivated employees. Tanpa adanya sumber daya manusia yang tangguh dan potensial, perusahaan tidak dapat memenuhi ekspektasi pelanggannya.
Human capital (HC) menurut Becker adalah bahwa manusia bukan sekedar sumber daya namun merupakan modal (capital) yang menghasilkan pengembalian (return) dan setiap pengeluaran yang dilakukan dalam rangka mengembangkan kualitas dan kuantitas modal tersebut merupakan kegiatan investasi.
Menurut Stewart mengatakan bahwa human capital merupakan lifeblood dalam modal intelektual, sumber dari innovation dan improvement, tetapi merupakan komponen yang sulit untuk diukur. Human capital mencerminkan kemampuan kolektif perusahaan untuk menghasilkan solusi terbaik berdasarkan pengetahuan yang dimiliki oleh orang-orang yang ada dalam perusahaan tersebut, dimana akan meningkat jika perusahaan mampu menggunakan pengetahuan yang dimiliki oleh karyawannya.
Organisasi/perusahaan yang telah menggunakan istilah Human Capital, berarti telah mengakui bahwa peran manusia di organisasi/perusahaan adalah sebagai asset, dan bukan lagi beban, manusia mempunyai peran sentral (maju mundurnya perusahaan sangat tergantung dari produktivitas Human Capital tersebut), dan bukan lagi dianggap hanya sebagai peran pendukung saja.
Memperhatikan kondisi tersebut, maka pengelolaan manusia di suatu organisasi/perusahaan harus dikelola sedemikian rupa, sejak perencanaan hingga pensiun. Pengelolaan manusia di organisasi /perusahaan memerlukan sistem yang kuat dan terintegrasi dengan Departemen/Divisi/bagian lain, dan didukung oleh teknologi informasi, yang membuat sistem tersebut berjalan dengan lancar dan saling terkait.
Program “Human Capital Information Syatem (HCIS) ” ini didisain untuk membantu organisasi/perusahaan dalam membangun sistem pengelolaan manusia, agar terencana, sistematis, terintegrasi, dan produktif, yang pada akhirnya mampu berkontribusi positif terhadap pencapaian sasaran-sasaran organisasi.
Dalam system ini tercakupfitur-fitur antara lain :
- Organization Management
Organization Management berisi deskripsi mengenai profil perusahaan, deskripsi jabatan, unit bisnis, dan divisi. Lebih jauh, fitur ini juga menjabarkan analisis jabatan, perhitungan beban kerja, dan kapasitas karyawan di masing-masing unit kerja.
- Recruitment
Recruitment menjabarkan proses perekrutan karyawan, mulai dari katagori tes, form kebutuhan tenaga kerja, profil pelamar, dan hasil tes pelamar.
- Personal Administration
Administrasi personal meliputi database karyawan, report karyawan, EIS (Executive Information System) yang menjelaskan tentang golongan gaji, golongan usia, golongan jabatan, golongan usia kerja, dan golongan pendidikan melalui grafik.
- Personal Development
Fitur pengembangan personal berisi jadwal dan kebutuhan training, rencana dan realisasi training, jalur karir, laporan promosi dan mutasi, profile matching (mencosokkan antara katalog kompetensi dengan profil kompetensi karyawan), prestasi kerja (sasaran kerja karyawan dan hasil penilaiannya), talent pooling, succession plan & people review, evaluasi pelatihan, dan perencanaan karir.
- Travel Management
Sesuai dengan namanya, fitur ini berisi pengelolaan perjalanan dinas dan pemakaian kendaraan perusahaan (utility).
- Time Management
Fitur ini meliputi proses absensi, jadwal kerja, proses cuti karyawan secara periodik, permohonan izin, dan perintah lembur.
- Benefit Administration
Meliputi proses pengobatan, form jaminan, proses premi, rekapitulasi pengobatan, proses haji, pinjaman lunak, baju seragam, dan sepatu kerja.
- Payrol
Berisi perhitungan insentif pension, proses PPh tahunan, proses bonus, serta insentif lahan dan gudang.
- System Administration
Sistem ini berfungsi untuk menyajikan report/pelaporan mengenai database atau informasi lain mengenai karyawan yang diminta oleh user.
Mengapa Perusahaan Perlu HCIS
Human Capital Information Syatem berguna untuk mengoptimalkan program-program pengembangan modal insani berbasis pendekatan Human Capital Management, maka perusahaan harus membangun system aplikasi pengelolaan sumber daya manusia yang disebut Human Capital Information System (HCIS). Sistem ini memudahkan proses pengelolaan database dan informasi karyawan serta pengembangan karir karyawan.
Penutup
Adanya Human Capital Information System (HCIS) ini bertujuan untuk menyajikan informasi karyawan secara cepat dan akurat , sehingga efektivitas dan efesiensi kerja dapat tercapai.
Human Capital Information System (HCIS) memberikan banyak manfaat dalam pengelolaan informasi yang berkaitan dengan karyawan, antara lain karyawan dapat mengakses beberapa fiturnya secara langsung sesuai dengan otoritas masing-masing, sehingga mereka mengetahui prograss kerjanya. Selain itu, adanya Human Capital Information System (HCIS) dapat menghemat waktu, energy, dan biaya, meningkatkan kualitas pelayanan informasi.(*)
Oleh : Yudo Asmoro
Anggota Asosiasi Dosen Indonesia, Dosen FT Universitas Persada Indonesia YAI, Dosen Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Dosen STMIK Bani Saleh Bekasi
