DENGAN memanfaatkan perkembangan teknologi E-Govermment, Pemerintah Kota Batu melakukan kebijakan dengan mengadakan penyekatan serta meningkatkan manajemen pelayanan publik mereka.
Penulis : Khofifatus Sakdiyah dan Zul Farida Ardianti
Universitas Muhammadiyah Malang
ABSTRACT
Corona virus or Coronaviruses (Cov) or commonly known as covid – 19 is a virus that infects the respiratory system. This virus causes common cold to more severe illness, acute pneumonia, to death.
Severe acute respiratory syndrome coronavirus 2 (SARS-CoV-2), better known as the Corona virus, is a new type of coronavirus that is transmitted to humans. The spread of this virus is very fast even across countries. The virus that originated in China, in the city of Wuhan, has caused chaos all over the world.
Many impacts resulted from the spread of this virus, all sectors were significantly paralyzed. This study aims to determine the E-KTP Service during the Pandemic Study in the Dispendukcapil of Batu City. This type of research uses qualitative descriptive where the data taken comes from journals and news about the development of the Covid -19 virus.
The results of this study show how the Batu city government provides public services to the community during the current pandemic. The government of Batu city has implemented policies by holding insulation and improving the management of their public services. Batu city government takes advantage of the development of e-government technology.
In an effort to break the chain of spreading covid-19, the Department of Population and Civil Registration of Batu City has a strategy to open a population administration application service through the website, which can be accessed by opening the https://bit.ly/dafduk-batu page, so it won't be a problem when service staff is working from home.
Keywords: Covid – 19, public services, public service management
ABSTRAK
Virus corona atau Coronaviruses (Cov) atau biasa dikenal dengan covid – 19 adalah virus yang menginfeksi system pernafasan. Virus ini menyebabkan penyakit flu biasa sampai penyakit yang lebih parah, pneumonia akut, sampai kematian.
Severe acute respiratory syndrome coronavirus 2 (SARS-CoV-2) yang lebih dikenal dengan nama virus Corona adalah jenis baru dari coronavirus yang menular ke manusia. Penyebaran virus ini sangat cepat bahkan sampai lintas negara.
Virus yang berasal dari negera china tepatnya di kota wuhan telah menyebabkan kekacauan di seluruh dunia.
Banyak dampak yang dihasilkan dari penyebaran virus ini, semua sector menjadi lumpuh secara signifikan penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Pelayanan E-KTP Dimasa Pandemi Studi di Dispendukcapil Kota Batu.
Jenis penelitian ini mengunakan deskriptif kualitastif dimana data yang diambil berasal dari jurnal dan berita tentang perkembangan virus Covid -19. Hasil penelitian ini menunjukkan bagaimana pemerintah kota batu memberikan pelayanan public kepada masyarakat dimasa pandemik saat ini.
Pemerintah Kota Batu melakukan kebijakan dengan mengadakan penyekatan serta meningkatkan manajemen pelayanan publik mereka. Pemerintah kota Batu memanfaatkan perkembangan teknologi E-government.
Dalam upaya memutus rantai penyebaran Covid-19, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu memiliki strategi untuk membuka pelayanan permohonan administrasi kependudukan melalui website, yang dapat diakses dengan membuka laman https://bit.ly/dafduk-batu, sehingga tidak menjadi masalah ketika staf pelayanan sedang work from home.
Kata kunci : Covid – 19, Pelayanan public, Manajemen Pelayanan Publik
- Pendahuluan
Sejak akhir tahun 2019 lalu, telah beredar kabar tentang jenis virus baru di Wuhan, Cina yang menyebabkan banyak masyarakatnya meninggal dunia. Kemudian, di awal tahun 2020 virus tersebut mulai menyebar ke sebagian besar negara, tak terkecuali di Indonesia sehingga World Health Organization (WHO) menetapkan Covid-19 sebagai pandemi.
Adapun hal yang paling penting dalam menekan penyebaran Covid-19 adalah menghindari kontak langsung antar manusia. Sehingga pada tanggal 15 Maret 2020, Presiden Joko Widodo secara resmi mengeluarkan himbauan untuk menghindari kontak dekat maupun kerumunan dengan memaksimalkan beraktivitas dalam rumah, termasuk bekerja dari rumah kepada seluruh instansi, baik negeri maupun swasta.
Hal inilah yang kemudian menjadi latar belakang beberapa instansi dalam menerapkan Work From Home (WFH). Adanya virus corona atau covid-19 tidak menghentikan laju pelayanan administasi kependudukan, terlebih dengan mewabahnya virus corona atau covid-19 tentu akan memaksa setiap instansi untuk memiliki inovasi atau strategi terkait dengan pemberian pelayanan publiknya.
Sebenarnya di era digital saat ini, WFH tidak akan menjadi kendala dalam produktivitas, terutama pada penyelenggara atau pelaksana pelayanan publik. Hal tersebut dapat dibuktikan dengan dukungan kecanggihan teknologi serta banyaknya media yang memiliki fitur pertemuan berbasis elektronik dan sebagainya.
Terlebih Indonesia saat ini berada di era revolusi 4.0, tentu sudah ada inovasi kegiatan pemerintahan berbasis teknologi yang disebut dengan e-government. Secara istilah, e-government berasal dari Bahasa Inggris, yaitu Electronic Government yang artinya penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya yang berkenaan dengan pemerintahan.
Sedangkan menurut ahli, e-government adalah penggunaan teknologi digital untuk mentransformasikan kegiatan pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan penyampaian layanan (Forman, 2005). Sehingga tujuannya adalah untuk meningkatkan efektivitas serta efisiensi, transparansi, kenyamanan, dan aksesibilitas dalam pelayanan publik.
Maka dari itu, berdasarkan uraian tersebut penulis ingin mengetahui bagaimana Manajemen Pelayanan Administrasi Kependudukan dalam Penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk di Tengah Mewabahnya Covid-19 Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu beserta dengan faktor pendukung dan penghambatnya.
Pelayanan publik merupakan rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, serta pelayanan administratif yang disediakan oleh pemerintah.
Berbagai pelayanan administratif, seperti pelayanan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk merupakan pelayanan yang diselenggarakan untuk menjamin hak dan kebutuhan dasar warga negara.
Dalam Pasal 5 huruf e Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan dan Pasal 50 ayat (3) Undang- Undang Nomor 52 Tahun 2009 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga, mengamanatkan kepada Menteri Dalam Negeri untuk mengelola dan menyajikan data kependudukan berskala nasional, pemberian informasi, pendidikan, dan penyediaan sarana serta prasarana yang berkaitan dengan pembangunan kependudukan.
Maka, administrasi kependudukan dapat dikatakan sebagai salah satu bentuk dari pelayanan negara terhadap masyarakatnya, dimana administrasi kependudukan dapat dimaknai sebagai rangkaian kegiatan penataan, penertiban dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pelayanan sektor lain.
Untuk mewujudkan pelayanan publik tersebut maka data kependudukan memegang peranan penting bagi setiap masyarakat. Pelayanan yang demikian tentu sangat penting dan menjadi bagian dari pelayanan publik yang harus diselenggarakan oleh negara. Sehingga, memang pada dasarnya manusia membutuhkan pelayanan, bahkan dapat dikatakan bahwasannya setiap kehidupan manusia pun tidak dapat dipisahkan dengan pelayanan.
2. Metode
2.1. Jenis Penelitian
Penelitian yang akan dilakukan mengunakan metode deskriptif kualitatif. Tujuan penelitian deskriptif adalah menghasilkan gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan fenomena yang diselidiki.
3. Sumber Data
3.1. Teknik Pengumpulan data
1). Analisis Data
Teknik analisa data merupakan kegiatan mengolah data yang diperoleh selama penelitian guna menghasilkan kesimpulan. Dalam penelitian ini, digunakan cara berfikir induktif untuk menganalisa data dan mendapatkan kesimpulan.
Metode berfikir induktif mengambil data sebagai pijakan dalam menjelaskan fenomena sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir. adapun 3 (tiga) teknik analisa data antara lain:
a). Reduksi
Reduksi data merupakan suatu bentuk analisa yang menajam, menggolongkan, mengarahkan, membuang yang tidak perlu dan mengorganisasi data dengan cara yang sedemikian rupa sehingga kesimpulan-kesimpulan akhirnya dapat ditarik dan diverifikasi.
b). Penyajian Data
Penyajian data dimaknai sebagai kumpulan informasi tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan. Dengan penyajian tersebut akan dapat dipahami apa yang terjadi dan apa yang harus dilakukan, menganalisis tindakan berdasarkan pemahaman yang didapat dari penyajian-penyajian tersebut.
c). Penarikan Kesimpulan
Penarikan kesimpulan hanyalah sebagian dari suatu kegiatan konfigurasi yang utuh. Kesimpulan-kesimpulan juga diverifikasi selama penelitian berlangsung. Verifikasi itu mungkin sesingkat pemikiran kembali yang melintas dalam penganalisaan selama peneliti menulis.
Suatu tinjauan ulang pada catatan-catatan lapangan atau mungkin menjadi begitu seksama dan makan tenaga dengan peninjauan kembali mengembangkan ‘intersubjektif’ atau temuan pada salinan dan data yang lain. (Miles, 1992: 15-21).
Literatur Review
Konsep pelayanan public memiliki pengertian rangkaian kegiatan yang diberikan oleh pemerintah dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat berdasarkan undang-undang atau peraturan pemerintah.
(Sasmito, Larasati, 2017) Pelayanan publik ini sudah diatur oleh UU Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, di dalamnya diatur tentang Standar Pelayanan Publik, sebagai pedoman penyelenggaraan, dan perihal penilaian terhadap kualitas pelayanan yang diberikan ke masyarakat, sehingga pelayanan yang mudah, cepat, terjangkau, dan terukur dapat diwujudkan.
Standart pelayanan ini didukung oleh: kesadaran aparatur; Aturan yang menjadi dasar; Organisasi yang merupakan alat / sistem yang menjadi mekanismenya; Kemampuan, dan Keterampilan; pendapatan; serta Sarana pelayanan (Sarbani et al., 2014) Faktor penghambat penerapan standar pelayanan publik ini; kurang nya kesadaran aparatur terhadap tugas dan kewajibannya; Sistem, prosedur, dan metode kerja yang tidak memadai; Pengorganisasian tugas layanan yang belum sesuai sehingga, tumpang tindih.
Pendapatan aparatur yang tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan hidupnya; Kemampuan pegawai yang tidak memadai untuk menyelesaikan tugas yang diberikan oleh atasannya; tidak tersediannya sarana yang memadai (Sarbani et al., 2014)
Hasil dan Pembahasan
Adanya pandemi covid-19 tidak menghentikan laju pelayanan administasi kependudukan, serta akan memaksa setiap instansi untuk memiliki inovasi atau strategi terkait dengan pemberian pelayanan publiknya.
Manajemen pelayanan administrasi kependukan dalam kartu tanda penduduk di tengah mewabahnya covid 19, Manajemen Pelayanan Admninistrasi Kependudukan dalam pembuatan Kartu Keluarga dan Kartu Identitas Penduduk tentu berbeda disaat adanya pandemi covid-19, dan sebelum adanya pandemi.
Secara fisik, tampak perbedaannya karena ketika sebelum adanya pandemi covid-19 masyarakat dapat mengajukan permohonan secara langsung di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, serta dapat menunggu hanya dalam waktu 30 menit saja dengan ketentuan sudah melengkapi semua persyaratan pengajuan admnistrasi kependudukan.
Namun karena adanya pandemi akan memaksa masyarakat dan pemberi pelayanan publik untuk bekerja secara digital. Maka, manajemen pelayanan administrasi keendudukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dikualifikasikan dalam dua faktor. Yakni tentang bagaimana strategi dan sistem pelayanan yang diberikan, serta bagaimana sumber daya manusia dapat berperan untuk memberikan pelayanan yang berorientasi pada masyarakat.
Strategi dan Sistem Pelayanan
Dalam upaya memutus rantai penyebaran covid-19, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu memiliki strategi untuk membuka pelayanan permohonan administrasi kependudukan melalui website, yang dapat diakses dengan membuka laman https://bit.ly/dafduk-batu, sehingga tidak menjadi masalah ketika staf pelayanan sedang work from home.
Terkait dengan permohonan administrasi kependudukan, pemohon dapat mengisi data diri, mencetak dan mengisi formulir permohonan, serta menyiapkan dan mengunggah semua berkas persyaratan, untuk selanjutnya akan diproses oleh bagian pelayanan dan pemohon akan dihubungi untuk pengambilan.
Mengenai Kartu Tanda Penduduk, pemohon juga akan dihubungi untuk melakukan perekaman data sidik jari, tanda tangan, dan iris mata tentu dengan menerapkan protokol kesehatan. Pemohon dapat menggunakan website dalam waktu jam kerja yakni pada pukul 08.00 – 14.00 setiap hari senin sampai jumat.
Terkait dengan waktu pelayanan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat memberikan berkas jadi dalam kurun waktu hingga satu minggu terhitung dari awal registrasi, proses pengerjaan dan berkas siap ambil.
Jika ada berkas pending karena kurangnya persyaratan, petugas akan menghubungi dan pemohon wajib menyertakan persyaratan yang belum lengkap sehingga waktu pelayanan akan lebih dari satu minggu, meningat di setiap harinya ada kurang lebih 40 pemohon administrasi kependudukan.
Terkait dengan pengambilan, pemohon dapat dating ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu pada jam kerja dengan membawa dokumen asli dan formulir yang sebelumnya sudah diunggah pada website. Tentu dengan menggunakan masker, menjaga jarak dengan memperhatikan nomor antrean serta mencuci tangan pada wastafel yang telah disediakan.
Sumber Daya Manusia
Sesuai dengan manajemen pelayanan publik, pelayanan yang baik dapat terwujud apabila sumber daya manusia memadai dan mengutamakan kepentingan masyarakat. Berdasarkan pelayanan yang diberikan, petugas pelayanan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu dapat dikualifikasikan dalam lima dimensi, yakni Kehandalan, Daya tanggap, Kepastian, Empati, Berwujud.
Kehandalan
Dalam dimensi ini melihat bagaimana birokrasi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil memberikan pelayanan pada masyarakatnya, apakah sudah menaati SOP yang berlaku, atau malah sebaliknya.
Menurut penulis, sudah semestinya sebagai birokrasi harus bertanggung jawab atas apa yang telah diamanahkan, khususnya sebagai staf yang bekerja dan berhubungan langsung dengan masyarakat.
Meskipun bekerja online dan tidak bertemu langsung dengan masyarakat, staf bagian pelayanan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu sangat handal dalam memberikan pelayanan pada masyarakat, dimana ketika pemohon akan mengurus berkas kepentingan, tentu akan dibantu dan diarahkan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh masyarakat.
Begitu pun ketika pemohon kurang mengerti dengan persyaratan tertentu, petugas pelayanan akan menjelaskan dan memberi arahan. Sehingga masyarakat akan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.
Daya Tanggap
Merujuk pada ketanggapan staf dalam membantu dan memberikan pelayanan pada masyarakat dengan tepat sasaran. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu sangat sigap dan tanggap dalam melayani masyarakat.
Dibuktikan dengan staf pelayanan yang ramah, tentu saja memberikan citra yang baik pada masyarakat, mengingat bagian pelayanan adalah ujung tombak yang pertama ditemui masyarakat.
Selain itu, staf pelayanan juga harus memahami bagaimana kesulitan yang dihadap oleh masyarakat, sehingga dengan tanggap staf pelayanan dapat memberikan solusi atas kesulitan yang dihadapi dalam pembuatan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk.
Tidak hanya itu, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu juga memiliki fasilitas Mobiling (mobil keliling) yang dapat mempermudah masyarakat dalam mengurus administrasi kependudukan, tidak perlu datang ke kantor, masyarakat dapat melakukan permohonan administrasi kependudukan sesuai jadwal mobiling di desa masing – masing, cukup efektif dan efisien.
Keyakinan
Dimana dalam dimensi ini merujuk pada bagaimana birokrasi dapat memberikan rasa yakin dan percaya kepada para masyarakat. Sebagaimana di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, staf pelayanan dibekali dengan ilmu terkait dengan fokus kerja masing-masing, sehingga staf pelayanan dapat memberikan penjelasan kepada masyarakat, hingga masyarakat benar-benar yakin dan percaya tentang adanya pelayanan yang maksimal di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu, selain itu dalam upaya meningkatkan pelayanan, staf pelayanan memberikan senyum, sapa, salam dan keramahan demi kenyamanan bersama.
Tampilan
Dari dimensi ini, tentu mengarah pada segala aktivitas fisik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu. Dalam artian, sesuatu yang pertama kali di pandang oleh masyrakat, seperti kebersihan kantor, tampilan pelayanan, fasilitas dan sebagainya.
Menurut penulis, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu sangat memuaskan dalam memberikan tampilan yang mengesankan, kebersihan kantor tetap terjaga, tempat menunggu yang nyaman, tampilan staf pelayanan yang rapi dan sopan, serta fasilitas bermain untuk anak agar tidak bosan, juga dilengkapi dengan ruang laktasi.
Untuk fasilitas bermain anak, sementara dipending karena adanya pandemi covid-19 yang secara jelas di masa ini tidak mungkin fasilitas tersebut dibutuhkan karena dalam rangka memutus rantai covid-19 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu membatasi pelayanan masyarakat yang datang ke kantor.
Empati
Dimensi ini mengarah pada kemampuan individu dalam memahami kondisi emosional seseorang. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai salah satu instansi yang berhubungan langsung dengan masyarakat, tentu saja sudah menjadi kewajiwaban untuk dapat memahami keadaan emosional seseorang dan memberikan aksi simpati, memberikan solusi terkait dengan masalah yang dihadapi dalam permohonan administrasi kependudukan, terkhusus pengajuan Kartu Keluarga dan Kartu Penduduk.
Seperti yang telah penulis amati, meski di masa pandemi, staf pelayanan memberikan pelayanan dengan maksimal, memberikan informasi secara jelas kepada pemohon, menghubungi permohon dengan ramah, sapa dan salam, mengarahkan pemohon ketika tidak memahami prosedur, hingga terciptanya hubungan timbal balik diantara keduanya.
Birokrasi memberikan pelayanan yang maksimal, masyarakat juga merasakan kenyamanan dalam pengajuan administrasi kependudukan. Dapat disimpulkan bahwasannya dari kelima dimensi tersebut, dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, sumber daya manusia pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil telah memberikan pelayanan yang maksimal, berorientasi dan mengedepankan kepentingan masyarakat. Maka, dengan begitu pelayanan yang diberikan dapat diterima dengan baik oleh masyarakat.
Kesimpulan
Adanya pandemi covid-19 tidak menghentikan laju pelayanan administasi kependudukan, serta akan memaksa setiap instansi untuk memiliki inovasi atau strategi terkait dengan pemberian pelayanan publiknya.
Manajemen pelayanan administrasi kependukan dalam pembuatan kartu keluarga dan kartu tanda penduduk di tengah mewabahnya covid 19, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu memiliki website khusus untuk memfasilitasi pemohon yang akan melakukan pengajuan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk.
Langkah – langkah yang dapat dilakukan pemohon ialah dengan membuka laman https://bit.ly/dafduk-batu, mengisi data diri, mengunduh dan mengisi formulir administrasi kependudukan, menyiapkan persyaratan, dan mengunggah semua persyaratan pada website tersebut.
Untuk selanjutnya akan diproses sesuai dengan nomor urut registrasi dan akan dihubungi ketika dokumen sudah selesai dikerjakan. Dengan adanya inovasi tersebut, tentu ada faktor pendukung dan penghambatnya.
Maka dari itu, untuk dapat menyeimbangkan segalanya, birokrasi pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Batu harus memiliki ikatan kerja sama dan solidaritas yang kuat, guna memberikan pelayanan yang terbaik pada masyarakat, terlebih di masa pandemi covid-19 seperti ini.
Daftar Pustaka
- Hardiansyah (2018). Kualitas Pelayanan Publik. Yogyakarta: Gava Media.
- 2010. Manajemen Kinerja Sektor Publik. Edisi Kedua. Yogyakarta. UPP STIM YKPN Yogyakarta.
- Neneng Siti Maryam, 2017. MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE MELALUI PELAYANAN PUBLIK, Jurnal Ilmu Politik dan Komunikasi Volume VI No. 1 / Juni 2016
- PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 96 TAHUN 2018 TENTANG PERSYARATAN DAN TATA CARA PENDAFTARAN PENDUDUK DAN PENCATATAN SIPIL
- Ratminto dan Atik Septi Winarsih. 2005. Manajemen peleayanan pengembangan model konseptual, penerapan citizen’s charter dan standart pelayanan minimal. Yogyakarta. Pustaka pelajar.
- Rony Setiawan, Suryana Sumantri, Tb. Zulrizka Iskandar, Marina Sulastiana, (2015). Pengaruh Kepemimpinan Pelayan terhadap Kinerja Pelayanan Publik Pegawai Negeri Sipil pada Pemerintah Kota Bekasi
- Sasmito, Larasati, D. (2017). Manajemen pelayanan E-KTP di era pandemi covid. 13–14.
(*)
